WooCommerce: Διαχείριση παραγγελιών [2025]

Οι παραγγελίες αποτελούν τον πυρήνα της καθημερινής λειτουργίας του καταστήματός σας στο WooCommerce. Αποτελούν το βασικό σημείο όπου συγκεντρώνονται οι πληροφορίες για τις αγορές των πελατών, την πληρωμή, την αποστολή, την τιμολόγηση και την εξυπηρέτηση μετά την πώληση. Η σωστή και αποτελεσματική διαχείριση των παραγγελιών είναι απαραίτητη για τη διατήρηση της ροής εργασιών, την ικανοποίηση των πελατών και την υγιή λειτουργία της επιχείρησής σας.

Η παρούσα τεκμηρίωση παρέχει έναν αναλυτικό οδηγό για τη διαχείριση παραγγελιών στο WooCommerce. Απευθύνεται κυρίως σε διαχειριστές ιστότοπου (Admins) και υπεύθυνους καταστημάτων (Shop Managers), προσφέροντας τους όλα τα απαραίτητα εργαλεία και πληροφορίες ώστε να μπορούν να διαχειρίζονται εύκολα και αποδοτικά κάθε στάδιο της παραγγελίας, από τη δημιουργία μέχρι την ολοκλήρωση ή την ακύρωσή της.

Οι παραγγελίες εμφανίζονται στο διαχειριστικό περιβάλλον μόνο σε χρήστες που διαθέτουν τα κατάλληλα δικαιώματα (Admin ή Shop Manager). Συνήθως δημιουργούνται αυτόματα όταν ένας πελάτης ολοκληρώσει τη διαδικασία του checkout στον ιστότοπό σας, δηλαδή επιλέξει προϊόντα, τα προσθέσει στο καλάθι και προχωρήσει σε πληρωμή.

Ωστόσο, το WooCommerce παρέχει και τη δυνατότητα χειροκίνητης δημιουργίας παραγγελιών από το διαχειριστικό πάνελ. Αυτή η δυνατότητα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη σε περιπτώσεις όπου δέχεστε τηλεφωνικές ή email παραγγελίες, ή όταν θέλετε να δημιουργήσετε μια παραγγελία εκ μέρους του πελάτη για λόγους υποστήριξης ή εσωτερικής διαχείρισης.

Μέσα από τον πίνακα παραγγελιών μπορείτε:

• Να προβάλλετε όλες τις παραγγελίες και να φιλτράρετε κατά ημερομηνία, κατάσταση ή πελάτη
• Να αλλάξετε την κατάσταση μιας παραγγελίας (π.χ. από «Σε επεξεργασία» σε «Ολοκληρωμένη»)
• Να προσθέσετε σημειώσεις (ορατές είτε στον πελάτη είτε μόνο στο προσωπικό)
• Να προσαρμόσετε λεπτομέρειες όπως προϊόντα, ποσότητες, τιμές ή στοιχεία αποστολής
• Να στείλετε ξανά email επιβεβαίωσης ή ενημέρωσης στον πελάτη
• Να διαχειριστείτε επιστροφέ (refunds)

Η σωστή διαχείριση των παραγγελιών όχι μόνο σας βοηθά να εξυπηρετήσετε καλύτερα τους πελάτες σας, αλλά συμβάλλει και στην καλύτερη ανάλυση των πωλήσεων, τον εντοπισμό προβλημάτων και τη βελτιστοποίηση της επιχειρησιακής σας στρατηγικής.

Καταστάσεις Παραγγελίας (Order Statuses)

Οι καταστάσεις παραγγελιών σάς επιτρέπουν να παρακολουθείτε την πρόοδο κάθε παραγγελίας, ξεκινώντας από την «Αναμονή πληρωμής» και καταλήγοντας στην «Ολοκληρωμένη». Το βασικό πρόσθετο του WooCommerce περιλαμβάνει τις εξής προεπιλεγμένες καταστάσεις παραγγελίας:

1. Αναμονή πληρωμής (Pending payment)
   Η παραγγελία έχει δημιουργηθεί, αλλά η πληρωμή δεν έχει ολοκληρωθεί ακόμα. Συνήθως σημαίνει ότι ο πελάτης έχει ξεκινήσει τη διαδικασία πληρωμής αλλά δεν την έχει επιβεβαιώσει.
2. Σε επεξεργασία (Processing)
   Η πληρωμή έχει ολοκληρωθεί και η παραγγελία περιλαμβάνει προϊόντα που απαιτούν αποστολή. Αυτή η κατάσταση δείχνει ότι πρέπει να γίνει η προετοιμασία και αποστολή της παραγγελίας.
3. Ολοκληρωμένη (Completed)
   Η παραγγελία έχει αποσταλεί και θεωρείται ολοκληρωμένη. Δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια από πλευράς καταστήματος.
4. Σε αναμονή (On hold)
   Η παραγγελία έχει ληφθεί, αλλά δεν έχει επιβεβαιωθεί η πληρωμή ή απαιτεί χειροκίνητη παρέμβαση. Είναι παρόμοια με την κατάσταση «Αναμονή πληρωμής», αλλά μπορεί να χρησιμοποιηθεί για εσωτερικούς ελέγχους.
5. Ακυρώθηκε (Cancelled)
   Η παραγγελία ακυρώθηκε είτε από τον διαχειριστή είτε από τον πελάτη. Δεν απαιτείται περαιτέρω ενέργεια.
6. Αποτυχία (Failed)
   Η πληρωμή της παραγγελίας απέτυχε ή απορρίφθηκε (π.χ. λόγω αποτυχίας πιστωτικής κάρτας). Αυτή η κατάσταση μπορεί να οριστεί αυτόματα από την πύλη πληρωμών.
7. Επιστροφή χρημάτων (Refunded)
   Η πληρωμή έχει επιστραφεί στον πελάτη — είτε πλήρως είτε μερικώς. Η παραγγελία παραμένει στο σύστημα αλλά επισημαίνεται ως επιστραφείσα.

Αυτές οι καταστάσεις είναι χρήσιμες για την αυτοματοποίηση της ροής εργασιών και την παρακολούθηση παραγγελιών. Επιπλέον, πολλά πρόσθετα WooCommerce μπορούν να προσθέσουν δικές τους καταστάσεις (π.χ. «Σε αναμονή για παραλαβή» ή «Υπό έλεγχο»), δίνοντας ακόμη περισσότερη ευελιξία στις ανάγκες του καταστήματός σας.

με Παραδείγματα

Αναμονή πληρωμής (Pending payment)
Παράδειγμα: Ένας πελάτης προσθέτει προϊόντα στο καλάθι, συμπληρώνει τα στοιχεία αποστολής και επιλέγει «Κατάθεση σε τραπεζικό λογαριασμό». Η παραγγελία καταχωρείται αλλά αναμένει την πληρωμή.
→ Η παραγγελία παραμένει σε αυτή την κατάσταση μέχρι να επιβεβαιώσετε την πληρωμή χειροκίνητα.

Σε επεξεργασία (Processing)
Παράδειγμα: Πελάτης αγοράζει ένα t-shirt και πληρώνει μέσω κάρτας ή αντικαταβολής. Το σύστημα λαμβάνει την πληρωμή και η παραγγελία περνά αυτόματα σε «Επεξεργασία».
→ Πρέπει τώρα να συσκευάσετε το προϊόν και να το αποστείλετε.

Ολοκληρωμένη (Completed)
Παράδειγμα: Το t-shirt αποστέλλεται, εισάγετε τον αριθμό αποστολής και ορίζετε την παραγγελία ως «Ολοκληρωμένη».
→ Ο πελάτης ενημερώνεται και η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί.

Σε αναμονή (On hold)
Παράδειγμα: Έχετε ενεργοποιήσει χειροκίνητο έλεγχο για παραγγελίες άνω των 500€. Μια τέτοια παραγγελία μπαίνει σε «Αναμονή» μέχρι να την εγκρίνετε.
→ Η πληρωμή ενδέχεται να έχει ληφθεί, αλλά περιμένετε να επαληθεύσετε τα στοιχεία ή να ελέγξετε τη διαθεσιμότητα.

Ακυρώθηκε (Cancelled)
Παράδειγμα: Πελάτης ξεκινά μια παραγγελία αλλά τελικά αποφασίζει να μην προχωρήσει. Δεν πληρώνει και η παραγγελία ακυρώνεται αυτόματα μετά από 24 ώρες.
→ Δεν χρειάζεται να κάνετε κάποια ενέργεια.

Αποτυχία (Failed)
Παράδειγμα: Ο πελάτης προσπαθεί να πληρώσει με κάρτα, αλλά η τράπεζα απορρίπτει τη συναλλαγή λόγω ανεπαρκών κεφαλαίων.
→ Το WooCommerce ορίζει την παραγγελία ως «Αποτυχία».

Επιστροφή χρημάτων (Refunded)
Παράδειγμα: Ο πελάτης παραλαμβάνει ένα ελαττωματικό προϊόν και ζητά επιστροφή χρημάτων. Εσείς πραγματοποιείτε πλήρη επιστροφή από το διαχειριστικό.
→ Η παραγγελία εμφανίζεται πλέον ως «Επιστροφή χρημάτων».

Πότε Στέλνεται Email στον Πελάτη

Ο πελάτης λαμβάνει ενημερωτικά email σε κάθε σημαντική αλλαγή κατάστασης της παραγγελίας, όπως όταν αυτή περνά σε «Σε επεξεργασία», «Ολοκληρωμένη» ή όταν προστεθεί αριθμός αποστολής. Είναι σημαντικό να διασφαλίσετε ότι τα email του WooCommerce είναι σωστά ρυθμισμένα (μέσω SMTP ή άλλης αξιόπιστης μεθόδου αποστολής email), ώστε να φτάνουν σταθερά στα εισερχόμενα των πελατών και να μην πηγαίνουν στα ανεπιθύμητα. Επιπλέον, έχετε τη δυνατότητα να στείλετε ξανά οποιοδήποτε email από την παραγγελία, σε περίπτωση που χρειαστεί.

Εισαγωγή Αριθμού Παρακολούθησης (Tracking Number)

Το WooCommerce από προεπιλογή δεν περιλαμβάνει πεδίο για αριθμό παρακολούθησης, ωστόσο μπορείτε να το προσθέσετε εύκολα μέσω πρόσθετων (plugins) όπως το WooCommerce Shipment Tracking, Advanced Shipment Tracking ή άλλες αντίστοιχες λύσεις. Αυτά τα πρόσθετα ενσωματώνονται απευθείας στη σελίδα επεξεργασίας παραγγελίας και σας επιτρέπουν να εισάγετε τον αριθμό αποστολής, την εταιρεία μεταφορών και (προαιρετικά) τον σύνδεσμο παρακολούθησης.

Αυτόματη ή Χειροκίνητη Αποστολή Email με Tracking

Αφού εισαχθεί ο αριθμός παρακολούθησης στη σχετική παραγγελία, το σύστημα μπορεί να στείλει αυτόματα email στον πελάτη που περιέχει τον αριθμό αποστολής και σύνδεσμο για την παρακολούθηση της παραγγελίας του. Η αποστολή μπορεί να γίνει είτε αυτόματα (μόλις αποθηκεύσετε τις αλλαγές) είτε χειροκίνητα, ανάλογα με τη ρύθμιση του πρόσθετου που χρησιμοποιείτε. Ο πελάτης ενημερώνεται έτσι εγκαίρως και μπορεί να παρακολουθεί τη μεταφορά του δέματός του χωρίς να χρειάζεται να επικοινωνήσει μαζί σας.

Τελικά λόγια

Η αποτελεσματική διαχείριση των παραγγελιών στο WooCommerce δεν είναι απλώς μια καθημερινή διαδικασία, είναι το θεμέλιο για την ομαλή λειτουργία ενός σύγχρονου ηλεκτρονικού καταστήματος. Μέσα από τη σωστή χρήση των διαθέσιμων εργαλείων, τη συνεπή ενημέρωση του πελάτη και την προσεκτική παρακολούθηση κάθε βήματος της παραγγελίας, μπορείτε να χτίσετε μια αξιόπιστη εμπειρία εξυπηρέτησης που ενισχύει την εμπιστοσύνη και την επαναληψιμότητα των πωλήσεων.

Η Odin Web Studio εξειδικεύεται στην κατασκευή eShop με WooCommerce, προσφέροντας λύσεις που συνδυάζουν λειτουργικότητα, ταχύτητα και υψηλό επίπεδο αισθητικής. Παράλληλα, σας παρέχουμε σαφή και πρακτική τεκμηρίωση σε κάθε στάδιο, ώστε να έχετε τον πλήρη έλεγχο της επιχείρησής σας. Αν αναζητάτε έναν αξιόπιστο συνεργάτη για τη δημιουργία ή την αναβάθμιση του ηλεκτρονικού σας καταστήματος, η ομάδα της Odin είναι εδώ για να σας καθοδηγήσει με εμπειρία, τεχνογνωσία και πραγματικό ενδιαφέρον για την επιτυχία σας.

Συχνές ερωτήσεις